Twój zakres obowiązków
- Realizacja zadań z zakresu archiwizacji dokumentów (w postaci papierowej
i elektronicznej), w szczególności:
- Współpraca z komórkami organizacyjnymi (udzielanie instruktażu zgodnie z procedurami COI tj. Instrukcją - Kancelaryjną oraz Instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego) w zakresie prawidłowego przygotowania dokumentacji w celu przekazania do archiwum zakładowego (papierowego i w systemie EZD)
- Weryfikacja oraz przejmowanie od komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego właściwie przygotowanej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji (dot. dokumentacji papierowej oraz dokumentacji znajdującej się w systemie EZD)
- Samodzielne porządkowanie dokumentacji w celu przejęcia na stan archiwum zakładowego (papierowego i w systemie EZD), w tym łączenie w sprawy - w przypadku kiedy dokumenty dotyczące tej samej sprawy znajdują się na stanie Zespołu ds. Kancelaryjnych oraz w innej komórce organizacyjnej
- Wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej
- Udostępnianie i wypożyczanie akt z archiwum zakładowego
- Przygotowywanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego
- Kompleksowa organizacja procesu niszczenia dokumentacji (w tym typowania do zniszczenia, uzyskania stosownych zgód itp.)
- Współpraca z firmą zewnętrzną realizującą usługę odbioru i niszczenia dokumentacji
- Uczestnictwo w ustalaniu wymagań, w szczególności dot. archiwizacji/brakowania dokumentów w przypadku wdrożenia w COI nowych systemów
- Weryfikacja dokumentów ze składów chronologicznych i informatycznych nośników danych przed ich przejęciem na stan Archiwum Zakładowego COI
- Wykonywanie innych prac zleconych przez kierownictwo, wynikających z potrzeb COI – w ramach posiadanych kwalifikacji (w tym w przypadku potrzeby zastępstwa pracowników Zespołu w przypadku ich nieobecności, na stanowiskach Specjalisty ds. kancelarii i Koordynatora czynności kancelaryjnych)
To oferujemy
• Pracę w największej w Polsce firmie IT tworzącej usługi, które ułatwiają życie obywatelom – Tobie, Twoim znajomym, rodzinie
• Nowoczesne i komfortowe biuro blisko Dworca Zachodniego
• System rezerwacji miejsc parkingowych dla pracowników
• Elastyczne godziny pracy, zaczynasz między 7:00 a 10:00
• Możliwość wyjścia w ciągu pracy, dzięki systemowi szybkich wyjść prywatnych
• Szkolenia wewnętrzne, dofinansowanie do szkoleń zewnętrznych
• Możliwość ubiegania się o dofinansowanie do studiów
• Możliwość awansu lub zmiany projektu – zdobywaj nowe doświadczenia w różnych zespołach – zmieniaj projekty, nie firmę
• Pracę z ludźmi z różnymi kompetencjami, świetną ekspertyzą i szczerą pasją, szansa na naukę, rozwój i wymianę doświadczeń
• Atmosferę wzajemnego wsparcia, mówimy sobie po imieniu
• Możliwość pracy w biurze razem ze swoim czworonożnym przyjacielem🐾
PREMIE I BENEFITY
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne
• Premie uznaniowe
• Dofinansowanie do wakacji „wczasy pod gruszą”
• Nagroda jubileuszowa po 5, 10 i 15 latach pracy
• Dodatkowy, płatny czterotygodniowy urlop po trzech latach pracy w COI
• Dodatkowy, płatny dzień wolny z okazji urodzin
• Platforma kafeteryjna MyBenefit
• Karta Multisport w ramach kafeterii MyBenefit
• Pakiet medyczny
• Platforma wellbeingowa
• Ubezpieczenie na życie
• Dofinansowanie do okularów (600 zł na zakup okularów, 300 zł na wymianę szkieł )
• 2 dni w roku do wykorzystania na wolontariat